テレワーク導入成功のポイント|各ステップごとに解説!
厚生労働省が「テレワーク宣言企業」の公募を開始したこともあり、現在ではテレワークの需要が高まっています。しかし、いざテレワークを導入するとなっても、導入するために何をすべきなのか分からない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、テレワークを導入する際のステップや、テレワークの導入を成功させるためのポイントについて詳しく解説します。これからテレワークを導入しようと考えている方はぜひ参考にしてください。
1.テレワークを導入するときのステップを紹介
働き方改革やテレワーク宣言応援事業といった取り組みにより、現在ではさまざまな企業でテレワークの導入が進められています。また、そういった他企業と同様にテレワークの導入を検討している企業も多いでしょう。
ただし、テレワークは、「明日から在宅で仕事」と通達するだけで導入できるものではありません。テレワークを導入するためには、いくつかのステップを踏む必要があります。
ここでは、テレワークを導入する際のステップについて解説します。
1-1.目的をはっきりさせる
テレワークを導入する際には、以下のような導入するメリットや目的を明確にする必要があります。テレワーク導入の目的やメリットを明確にすることで、全従業員からの共感・納得を得ることができ、導入の動きがスムーズになります。
●通勤時間の削減
テレワークで働く場合、職場に通勤する必要ありません。そのため、今まで通勤時間にあてていた時間を自宅で自由に使うことができるようになります。
●コスト削減
テレワークを全従業員が実施すれば、広いオフィスを用意する必要がありません。また、書類のやり取りが電子化されるため、紙の節約にもなります。
1-2.課題を把握する
テレワークの導入にあたり、現状の課題を出しましょう。課題をはっきりさせないままテレワークを導入してしまうと、社員が混乱する可能性があります。
特に、コミュニケーションをどのように取るのかという点は非常に重要です。
職場での仕事だと、お互いに声をかけやすく質問もしやすいですが、テレワークの場合だと声を掛け合うことができず、コミュニケーションが取りづらい状況となります。
そのため、テレワークの際にどのようにしてコミュニケーションを取るのかを、しっかりと決めておく必要があります。
1-3.推進体制を整える
テレワークを導入するための課題が把握できれば、続いてテレワークの導入に向けた推進体制を整えましょう。
企業として円滑にテレワークを導入するためには、プロジェクトチームを作ることがおすすめです。プロジェクトチームのメンバーはさまざまな部署から集めましょう。
多くの提案や議論が行われる環境があれば、後々のテレワーク導入で発生する問題などを最小限にとどめ、問題が発生した場合でも速やかに対処できます。
1-4.社内ルールを作る
テレワークを導入する際には、導入後のルールをしっかりと決めておく必要があります。まずは、以下に関して最低限のルールをしっかりと定めておきましょう。
●テレワークの導入範囲
テレワークと一口に言っても、完全在宅勤務やモバイルワーク、サテライトオフィス勤務など、さまざまな働き方があります。どのような形でテレワークを導入するのか、それぞれの事業に合ったテレワークを選びましょう。
また、テレワークでできる仕事とできない仕事を、事前に分類しておく必要もあります。
●勤怠管理
テレワークを導入する際はどのように勤怠管理を行うのか決めておく必要があります。
テレワークの勤怠管理については、就業規則自体を変更する方法と、個別の規定を定める方法があります。
1-5.ICT環境を整える
テレワークの際には、ICT環境を整える必要があります。テレワークの際に整えるべきICT環境は、主に以下のような項目となります。
●リモートデスクトップ
遠隔でデスクトップを操作するために使用します。
●仮想デスクトップ
テレワークで働く社員のための仮想デスクトップが必要です。
●会社のPCの持ち帰り
上記のデスクトップが用意できない場合、会社のPCを持ち帰ることも視野に入れましょう。
●クラウド型アプリケーションシステム
クラウド型のICTツールはパソコンではなく、ネット上のシステムに情報を保存するため、どの端末からもアクセスすることが可能です。
1-6.セキュリティ環境を整える
社内で仕事を行う場合はもちろん、自宅で仕事を行うテレワークの場合も、より一層セキュリティに気を配る必要があります。
情報漏洩を防ぐためにも、テレワークで勤務する社員に対して以下の項目を確認し、テレワークにおけるセキュリティ環境を整えましょう。
- セキュリティ関連のトラブル時、PCがなくても連絡手段はあるか
- 社員のセキュリティ教育はできているか
- 社員が利用するPCはセキュリティ対策ができているか
- 端末を紛失したときにどうするか
1-7.導入して評価を行う
ここまででテレワーク導入の準備ができたからといって、いきなりテレワークを本格的に導入することは避けましょう。
まずは、試験期間を設けて導入した際の評価や改善点の洗い出しが必要となります。
課題などをしっかり解消することで、本格的に導入する際の諸問題を最小限にとどめ、効率的に業務を行うことができます。
改善点の洗い出しや評価の際には、以下のことを考慮しましょう。
| 量的評価 | |
|---|---|
| 顧客対応 | 顧客対応回数・時間や新規契約件数・維持件数 |
| 情報処理 | 伝票等の処理件数や問い合わせの処理数・処理時間 |
| 人材の確保・維持 | 新規雇用やテレワーク導入による離職者数など |
| 質的評価 | |
|---|---|
| 業務改善 | 情報の共有や無駄を省くためのワークフロー策定 |
| 成果・業績 | 業務評価や顧客満足度の変化 |
| 全体評価 | 総合的な満足度や仕事に対する満足度の評価 |
上記の評価や改善点のチェックは、テレワーク導入後も継続して行いましょう。
2.テレワークを成功させるためのポイント
テレワークを導入するならば、当然ながら生産性が低下するといった失敗よりも、生産性が維持できている・向上が期待できるといった成功の方が良いものです。
ここでは、テレワークを成功させるための3つのポイントについて解説します。
●業務時間を明確にする
在宅のテレワークでは、社員が会社にバレないように家事をしたり休んだりすることにより、生産性が落ちるといった可能性があります。
そういった事態を避けるためにも、労働時間をしっかりと管理し、業務時間とプライベートの時間を明確にする必要があるでしょう。
●コミュニケーションツールを活用する
テレワークでは、社員間での会話の機会が激減します。そのため、報告・連絡・相談の「ほう」「れん」「そう」がうまく機能しない可能性があります。
テレワークにおいても、「ほう」「れん」「そう」が機能し続けるように、ビジネスチャットツールの導入を検討しましょう。また会議を行う際には、無料のWeb会議システムの使用もおすすめです。
●環境を整備する
普段自宅で生活する上で机や椅子は必要ないという方もいます。しかし、テレワークを行う際は長時間作業ができるように、しっかりとした机や椅子を用意しなければなりません。
会社側は、テレワークが始まる前に作業用の机や椅子を社員に準備してもらい、その購入費用を負担するようにしましょう。
3.テレワーク用の机や椅子はオフィスコムがおすすめ!
テレワーク環境の準備のために、机や椅子を購入する際には、オフィスコムの利用がおすすめです。オフィスコムではオフィス用家具の取り扱いが充実しているうえ、以下のような強みがあります。
●価格
オフィスコムの机や椅子はどれも、高級感があるにも関わらず、コストパフォーマンスに優れています。
●機能性
オフィスコムには省スペースに設置できる机や折りたたみ机、運動不足を解消できる机などがあります。
また、高性能チェアも多数取り扱っているため、テレワークでも疲れず業務を行うことができるでしょう。
●デザイン
オフィスコムで扱っているオフィス家具は機能面だけでなく、デザインも優れています。
家具を購入する際に、デザインを重視する方にとっては、非常に嬉しい点でしょう。
オフィス家具を選ぶ際に重要となる上記3つのポイントを踏まえて、しっかりと机や椅子を吟味して購入し、テレワークの開始に備えましょう。
まとめ
テレワークを導入する際には、ステップを踏まえて導入する必要があります。ルールや業務環境を整えたうえでテレワークを開始できるように、会社と社員が一体となって準備を進めましょう。
テレワークの際には、業務で使用するオフィス家具も重要となります。机や椅子一つで、疲労感や業務効率が異なる場合もあるでしょう。
自宅に作業用の机や椅子がない方は、オフィスコムで用意してみてはいかがでしょうか。オフィスコムの机や椅子は疲れづらいだけでなく、デザインや価格面でも優秀です。
テレワークの導入を検討している方、テレワーク導入が近い会社で働いている方は、ぜひ参考にしてください。
オフィスコムでテレワーク向け家具を見る
