どう行えばいい?オフィスリニューアル時に明確にしておくべきことや注意点

1.オフィスリニューアルはどのようなときに有効?

経営者や会社の方針が変わったことなどで、オフィスのレイアウト変更が必要になった時や、ブランドイメージをアピールしてさらなる業績アップを狙いたい時などに、オフィスのリニューアルを考える会社も多いのではないでしょうか。

オフィスリニューアルは、以下のようなケースで有効だと言えます。

・従業員の人数が増えた時

・セキュリティを強化したい時

・従業員の生産性アップやモチベーションアップをしたい時

・新しい人材を獲得したい時

・従業員同士のコミュニケーションを活発にしたい時

・もっと仕事の効率を良くしたい時

・オフィススペースを有効活用したい時

オフィスリニューアルで従業員のプライバシーを守って仕事に集中しやすい環境を作ることで、従業員の生産性をアップさせることができます。

さらに、部署間の移動が大変、動線が複雑、書類の収納スペースが使いにくいなどといった問題点を解決すれば、従業員の仕事の効率が良くなって会社の業績がアップする可能性があるでしょう。

従業員同士のコミュニケーションを活発にしたい場合には、オフィスリニューアルで休憩スペースを新設する、オフィスレイアウトをフリーアドレス型に変更することなどが有効です。

また、「この会社で働きたい」と思わせるようなイメージの良いオフィスにリニューアルすることで、新しい人材獲得を目指すこともできるでしょう。

2.オフィスリニューアルを行う時の確認事項

オフィスリニューアルを行う時には、「こういう理由で、このようなオフィスにしたい」といったビジョンを明確にしておきましょう。

なんとなくイメージチェンジをしたい、明るい雰囲気にしたい、気分を変えたい・・・など、抽象的なイメージしか持っていないと、オフィスリニューアルが失敗に終わってしまうかもしれません。

2-1.オフィスリニューアルを行いたい理由を明確にする

なぜオフィスリニューアルを行う必要があるのか、明確にしておきましょう。

例えば、新しい人材を確保するためにイメージの良いオフィスを作りたい、従業員のリラックススペースを新設して従業員のモチベーションを上げたいなど、なるべく具体的に考えます。

2-2.現在のオフィスの問題点を洗い出しておく

現在のオフィスのどのような点が不満なのか、使いにくいのかといった点を洗い出しておきます。

例えば、セキュリティの面が心配、従業員のプライバシーが守られていないなど、改善したい点を挙げていきましょう。

2-3.オフィスの広さ、従業員の数などを把握しておく

オフィスの面積、従業員の数、デスクやオフィス家具の数などを把握しておきましょう。

オフィスリニューアルを専門業者に依頼する場合にも必要な情報となります。

3.オフィスリニューアル実施の際の手順

オフィスリニューアルはどのような手順で行ったらよいのでしょうか。こちらでオフィスリニューアルの大体の流れを見ていきましょう。

1)オフィスリニューアルを行う場合、まずは現状のオフィスの広さや従業員数、オフィス家具の数などを調査し、それを分析して問題点などを洗い出します。

2)それをふまえ、どのようなオフィスにしていけばよいのか、具体的に企画をしていきましょう。専門業者に依頼をする場合には、担当者と打ち合わせを行います。

3)企画を元に、オフィスのデザインを考えたり設計を行ったりしていきます。

4)デザインや設計を元に、実際にオフィスを構築していきます。

オフィスリニューアルを自社だけで行う場合も専門業者に依頼する場合も、その時になって慌てないようにある程度の流れを考え、準備をしておくと安心です。

▼専門業者に問い合わせしてみる

4.オフィスリニューアルを行う際の注意点は?

オフィスリニューアルを行ってしまってから「この点は失敗だった」「余計に仕事の効率が悪くなってしまった」というのでは困りますよね。

企業のブランディングやイメージアップなどの点はうまくいっても、肝心な仕事の効率が悪くなってしまっては意味がありません。

オフィスリニューアルを行う際に注意したい点はどのような事なのでしょうか。

4-1.一人当たりに必要なスペースの確保

一般的に、オフィスで一人当たりに必要なスペースは2坪～3坪程度と言われています。

あまり狭すぎると仕事の効率が下がってしまう可能性があります。

オフィスのレイアウトによっても一人当たりの作業スペースは変わって来ますから、あまりスペースが取れないという場合にはレイアウトを工夫するなどして対処しましょう。

4-2.通路を広めに取る

通路、デスクとデスクの間、デスクと壁の間などのスペースが狭いと、従業員の移動がしにくく仕事の効率が下がってしまう可能性があります。

来客が多い場合などには、より通路の広さに配慮する必要があるでしょう。

4-3.動線を考える

従業員が短時間でオフィス内を移動でき、効率よく仕事ができるように動線を考えましょう。

例えばコピー機などの機器は、オフィスのどの位置からでも利用しやすい場所に設置するのが良いと言えます。

動線は複雑にせず、なるべくシンプルになるように心がける必要があります。

メイン、サブの動線を明確にし、行き止まりを作らず、動線が重複しないようにしましょう。

部署間などの間でのやり取りがしやすいように工夫すると良いでしょう。

5.最終仕上げ!+ワンアイテムでオフィスの雰囲気に一工夫を

効率的に考えて実施したオフィスのリニューアル。

いざ完成してみると、導線やレイアウトはバッチリと決まっていても、「殺風景すぎる」「何かリニューアル感が無い」「あともう少し柔らかい雰囲気に変えたい」と感じる事もあるかもしれません。

そんな時は後から配置できる工事不要のアイテムを加えて雰囲気を変えてみませんか?

5-1.オフィスの床に変化をつける

オフィスの床は、通常グレーや黒、青に統一されていることが多いものですが、落ち着いて見える半面、殺風景でもあるかもしれません。

応接室やミーティングルームなど、もう少し雰囲気を変えたいという場合、あえて床に色味を加えると、オフィスの印象を簡単に変える事ができます。

工事無しで手軽に使えるのがタイルカーペット(床タイル)です。

タイルカーペットを使う際は、一色ではなく同系色のトーンの異なるカラーのものなどを交互に貼っていくことで、明るすぎず、オシャレな雰囲気を簡単につくる事ができます。

勿論、あえて明るいカラーを取り入れて印象的な空間を演出してもよいでしょう。

5-2.オフィスの壁やガラスを装飾する

殺風景な白い壁やミーティングルームなどのガラスに装飾を施すことで、雰囲気を簡単に変えることができます。

おすすめは、貼って剥がせるカッティングシートやウォールステッカー。

オフィスの受付などに、企業ロゴや企業キャラクターのオーダーカッティングシートなどを貼れば一気に雰囲気が変わります。

オーダーカッティングシートは低コストで導入可能です。

市販のウォールステッカーも多数販売されていますので、オフィスの雰囲気にあわせて定期的にデザインの異なったものに張り替えると、オフィスを訪れる人や社員の印象や気分も変わるので、おすすめです。

5-3.オフィスに緑を多く配置する

受付や待合室、ミーティングルームなどに置くだけで雰囲気を変えられるのが緑です。

できれば生木で大き目の観葉植物を複数配置すると目にも優しい穏やかな雰囲気に変えられます。

管理が必要ではありますが、最も手軽にオフィスの雰囲気を変える事ができます。

特に無機質になりがちな空間には、意識して緑を配置してみてはいかがでしょうか。

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終わりに

オフィスリニューアルを成功させるための方法と注意点についてご紹介しました。

オフィスのリニューアルは大変な一方で、社員のモチベーションアップにつながり会社の生産性を高めることができ、ブランディングなど企業イメージを変える事にもつながる重要なイベントです。

失敗のないように注意して進めていき、理想のオフィスリニューアルを実現させましょう。