仕事のミスを減らすための対策とは?対処法から特徴まで

1.仕事でよくミスをしてしまう人の特徴

仕事で頻繁にミスをすると周囲の人間に迷惑がかかるほか、信用を失うことにも繋がります。
「次からは別の社員に依頼しよう」と思われれば、自分に回ってくる仕事は減ることになり、昇進への道が見えなくなるだけでなく、最悪の場合解雇される可能性もあります。

まずは、仕事でよくミスをする人の特徴を紹介します。

〇仕事の全体像が把握できない人
仕事は一側面だけではなく、全体像を把握したうえで取り組むことが重要です。
ところが、よくミスをする人ほど仕事の一側面、つまり目先の業務だけに意識が集中する傾向にあります。

特に、上記を把握せずに、仕事を始めてしまう人は多くいます。
仕事の背景・全体像を把握しないだけでも、本来であれば未然に防げるミスを発生させることに繋がります。

〇マイナス思考な人
仕事でミスが目立つ人は、ネガティブなマイナス思考を抱いていることがよくあります。
ミスに対して過度に落ち込む傾向があるため、仕事に対するモチベーションは下がる一方です。

過去を引きずり「また、同じミスをしたらどうしよう」と委縮してしまうため、本来の能力を発揮することができません。
慎重になり過ぎて、仕事の処理スピードが遅くなる傾向もあるでしょう。

蓄積する仕事に対する焦りやプレッシャーがミスを誘発し、さらに仕事が遅くなります。

〇メモを取らない人
上司からの指示や伝達事項、周囲からの助言など、必要に応じてメモを取ることは仕事の基本です。
しかし、ミスを連発する人はメモを軽視している傾向にあります。

中には、メモの取り方自体が身に付いていないタイプの人もいるでしょう。
「頭で覚えておけば大丈夫だろう」と記憶力に頼る人は、自信過剰な性格が影響していることが多々あります。
注意力が足りないうえにメモを取らないとなれば、ミスが頻発することは当然と言えるでしょう。

2.仕事でミスをしてしまったときの対処法

仕事でミスをすることは誰にでもあるものの、起きたミスへの対処度合いは人それぞれに異なります。
相手や周囲への影響を最小限に抑えたうえで信用を保つためには、適切な対処法を知っておくことが重要です。

ここからは、ミスを起こした際に実践すべき、具体的な対処法について紹介します。

2-1.ミスを隠さずに報告する

ミスを起こした際、まずやるべきことは「事実を隠さず、速やかに報告すること」です。

うっかりミスを起こしてしまった際、下記のように考える人も多いでしょう。

組織で仕事をする以上、自己判断で報告を怠ることは厳禁です。
ミスの隠ぺいは最も信用を失う行為であり、対応が遅れることでミスの影響が拡大するケースも少なくありません。
報告の際は、ミスに至った経緯、影響が及ぶ範囲なども漏らさず伝えましょう。

2-2.謝罪する

ミスにより迷惑を被った相手に対して、誠心誠意の謝罪を行いましょう。

人によっては、解決策をあわせて示した方が良いと考えることもあるでしょう。
しかし、謝罪と同時に解決策を伝えることは避けるべきです。
なぜなら、かえって誠意や反省の意が伝わりにくくなるためです。

また、どのような状況においても、言い訳をしてはなりません。
謝罪をする際は、馴れ馴れしい言葉遣いも必ず控えましょう。

ビジネスシーンにおいては、上記のフレーズが適切となります。

メールではなく相手の顔を見て謝罪することは、謝罪・お詫びの基本です。
相手が取引先や顧客など、遠方で早急な謝罪ができない場合は、電話でミスの事実を伝えたうえで速やかに訪問することが大切だと言えます。

心からの謝罪をすることで、ミスで落ち込んだ気分をいち早く切り替えることができるでしょう。
正しい謝罪方法を身に付けることは、 周囲に与えるダメージを最小限に抑えるほか、ムダなストレスの抑制にも繋がります。

2-3.失敗から勉強する

新入社員とベテラン社員では、ミスに対する責任の重さが異なります。
また、立場が異なることで、果たせる責任範囲も変わります。

しかし、ミスに対する対処法はあくまで「自分の頭」で考えることが基本です。
その理由として、下記の3つが挙げられます。

有名な「ハインリッヒの法則」によれば、1件の大きな失敗や事故が発生する背景には、29件の軽微なヒヤリハット(ヒヤリと焦る・ハッとするなど小さな危険)が潜んでいるとされています。

ミスの原因究明を自ら行うことで、イレギュラーに繋がるサインを自然と見つけられるようになるでしょう。
再発防止策については、上司や管理職の意見を仰ぎながら、ミスの確率が最も低い方法を選ぶことが鉄則です。

3.仕事でミスを繰り返さないための対策

仕事上のミスに対して適切な対処をすることは、非常に重要です。
しかし、それだけではミスの対策に繋がりません。
今後、同じミスを繰り返さないためには、工夫や仕組みも取り入れる必要があります。

ここからは、今日からできるミスの対策法を3つ紹介します。

3-1.メモをしっかり取る

適当な紙や書類の余白にメモすることは控えましょう。
専用のメモ帳を持つか、スケジュール帳での一元管理が基本です。

メモは、話した内容や期限を忘れないための忘備録として機能するほか、下記のメリットにもつながります。

メモはあくまで、自分で問題なく見返せるレベルで良いでしょう。
「5W1H」が理想の記述方式となるものの、最初のうちはこだわり過ぎず、要点をまとめる形で書くことを心がけます。

メモする際には整理しやすいよう、日付や自分が感じたことなども忘れずに書いておきましょう。
丁寧に書き過ぎて内容を漏らすよりも、自分で理解しやすい言葉に置き換えることがポイントです。

3-2.仕事の優先順位を決める

やるべき仕事をすべてピックアップしたうえで、優先順位を決めて取り組みましょう。
「何から片付ければ良いかわからない」といった不具合を未然に防ぐことができます。
目先の仕事に集中できるため、作業効率アップにも繋がるでしょう。

仕事の優先順位を決める際は、緊急性と重要度から仕分けることが大切です。
具体的な順番については、下記のとおりです。

また、不必要な仕事は最初から除外する勇気を持ちましょう。
仕事をリスト化する際は紙に書くのではなく、ToDoリストツールやスプレッドシートなど、パソコンを活用する方法がおすすめです。

3-3.確認作業を徹底する

仕事を進めるうえでわからない点、曖昧な部分は、早々に確認することを習慣にしましょう。
勘違いや自己判断で進めたことが、ミスを引き起こす原因となるケースは少なくありません。

こまめに上司や周囲に相談することも大切なポイントです。
業務の進捗管理も忘れずに実施しましょう。不具合に対して早い段階で気付くことができれば、与えるダメージや修正範囲を最小限に抑えることができます。

複数人で一つの業務に取り組む場合には、「誰かがきちんとチェックするだろう」と考えずに、自分が最終確認するくらいの気構えを持ちましょう。
自身の責任範疇をあらかじめ確認しておくことで、気持ちの甘えを抑制することにも繋がります。

4.仕事環境が整うとミスも減らせる!

仕事上のミスを減らすためには、日頃から職場環境を整備することも有効となるでしょう。例えばデスク周りを片付ける、快適なチェアに変えるなどの方法で、仕事への集中力は格段に向上します。

もし、上記の悩みがあれば、法人向けオフィス家具メーカー「オフィスコム」で、デスク周りを一新することをおすすめします。
オフィスコムが取り扱う商品は12万点にものぼり、さまざまなジャンルのアイテムを見つけられます。

豊富なラインナップの中から、理想とするデスクやチェアに出会うことができれば、仕事への集中力や、生産性が向上にも繋がるでしょう。

まとめ

ミスを繰り返す人の多くは全体像を把握していない、マイナス思考を持っている、相手の話しをメモしない、などの傾向が見られます。
もし仕事でミスをした際は、事実を伝えたうえで、心から謝罪をしましょう。

また、ミスを防ぐためには、メモを取ることを習慣化させること、仕事の優先順位を決めることが基本です。
ミスから学ぶ要素をもたくさんあるため、自ら解決策を考えて実行することも重要だと言えるでしょう。

ここまで紹介した内容を参考に、ぜひ仕事の品質向上に繋げてください。