公開:2019.11.04

仕事の効率が上がる整理整頓の方法!5Sの実践でデスクがスッキリ!

仕事をする環境が整理整頓できている人の多くは、高い成果を上げています。オフィスの整理整頓は業務への集中力を高め、仕事の効率をアップするメリットがあります。

整理整頓のやり方にはコツがあり、基本を押さえれば誰でも取り組むことができます。本記事では、仕事における整理整頓の基本である「5S」やメリット、仕事ができる人の具体的な整理整頓のやり方、整理整頓のコツを紹介します。

1.整理整頓には仕事上のメリットがある!

整理整頓には仕事上のメリットがある

整理整頓には仕事を効率化するメリットがあります。整理整頓によって得られる主なメリットは以下の通りです。

  • ・無駄な時間を削減
  • ・失敗やミスを低減
  • ・仕事の質がアップ

整理整頓の1つ目のメリットは、無駄な時間の削減です。仕事で使う資料や道具が整理整頓されていれば、必要な時にすぐ取り出せます。とくに、急いでいる時ほど探し物を見つけられないという経験はないでしょうか。探し物をしている時間は、無駄な時間です。整理整頓によって時間の節約を目指しましょう。

整理整頓の2つ目のメリットは、失敗やミスの低減です。失敗やミスは集中力不足や気が散ることによって起こります。しかし、整理整頓された環境であれば、長時間集中力を保つことが期待できます。また、身の回りを整理することで、資料や書類の間違いや紛失を防ぐこともできます。

整理整頓の3つ目のメリットとして、仕事の質をアップさせられることが挙げられます。前述の通り、整理整頓された環境では集中できるため、業務内容の細部まで気を配ることが可能です。

2.仕事に影響する!整理整頓の基本「5S」について

仕事環境の整理整頓が特に重視される製造業やサービス業の現場では、スローガンとして「5S」が掲げられています。5Sを意識することで、仕事環境の整備と綺麗な状態の維持が可能と言われており、次の5つの言葉の頭文字をとって名付けられています。

「整理」「整頓」「清掃」「清潔」「躾」の頭文字から「5S」と名付けられている

5Sに含まれる5つの項目について、以下の通りです。

①整理
5Sの1つ目の項目である「整理」の定義は、必要なものと不要なものを分け、不要なものを捨てることです。不要なものを溜め込むと仕事環境が片付かない原因となるため、今後使う予定のないものは処分しましょう。

②整頓
5Sの2つ目の項目である「整頓」の定義は、整理によって残った必要なものを適切な場所に置くことです。どこにあるか見つけやすく、取り出しやすい場所にものを置くことで、業務効率を高めます。

③清掃
5Sの3つ目の項目である「清掃」の定義は、整理整頓された状態を保つための行動です。清掃活動によって仕事環境の点検を繰り返すことで、不要なものを処分し、必要なものが適切な場所にある状態が保ちます。

④清潔
5Sの4つ目の項目である「清潔」の定義は、汚れのない綺麗な状態を維持することです。整理整頓の行き届いた場所では小さなゴミも目立つため、誰もが汚れに気付くことができます。

⑤躾
5Sの5つ目の項目である「躾」の定義は、職場のルールや規則を守り、習慣化することです。決められたことを決められた通りに実行できれば、仕事環境が常にあるべき状態に保たれます。覚えきれない細かなルールや手順は、誰が見ても分かりやすい内容として職場に掲示する方法が有効です。

3.仕事ができる人の整理整頓のやり方

5Sの定義をもとに、仕事ができる人の整理整頓のやり方をレクチャーします。5Sに基づいた仕事環境の整備を実践するためには、以下の4つのステップがおすすめです。

  • ①すべての物を取り出す
  • ②「いるもの」と「いらないもの」に区別する
  • ③「いらないもの」を捨てる
  • ④「いるもの」を適切な場所に置く

3-1.【STEP1】すべてのものを取り出す

仕事ができる人の整理整頓の1つ目のステップは、すべてのものを取り出すことです。ペンやメモ、クリップなどの文房具類や書類など、整理整頓の対象となるすべてのものを、机の引き出しや収納ボックスから取り出します。

すべてのものを取り出せば、全体の分量が分かるため片付けの成果が目に見え、挫折せずに作業を進めることが可能です。また、すべてのものを並べれば、この次のステップで行う「いるものといらないものを区別する」がしやすくなります。

引き出しや収納ボックスにオフィス用品が入ったまま整理整頓を進めることは効果的ではありません。片付ける範囲が広すぎたり、分量が多すぎたりしてすべてのものが取り出せない場合には、デスク周りや棚などの場所ごとに区切って整理整頓を進めましょう。

3-2.【STEP2】「いるもの」と「いらないもの」に区別する

仕事ができる人の整理整頓の2つ目のステップは、取り出したものを「いるもの」と「いらないもの」に区別することです。目の前に並べたものに目を通して、必要なものかどうかを判断していきます。

いるものといらないものの区別で重要な点は、分ける基準を明確に決めることです。基準が曖昧だと迷いが生じ、必要以上に時間がかかってしまいます。「過去1ヶ月間に使用したかどうか」や「今後利用する機会が明確に決まっているかどうか」など、使わないものを判断する基準を決めましょう。

どうしても判断に迷ってしまうものが多い場合は、「どちらか悩むもの」として一時的に保管するやり方が有効です。保管期間を決め、改めて必要だと感じられたものは収納場所にしまい、不要なものは処分しましょう。

3-3.【STEP3】「いらないもの」を捨てる

仕事ができる人の整理整頓の3つ目のステップは、「いらないもの」を捨てることです。いらないと判断したものの中で、すでに使えなくなった道具や保存の必要性がない書類などは廃棄しましょう。

ただし、請求書や明細書、レシートなど保管の義務がある書類は、誤って処分してしまわないよう注意が必要です。また、個人情報が記載された書類や資料はそのまま廃棄せず、シュレッダーにかけましょう。

いらないものの中で、まだ使えるものについては管理部門に戻したり、私物の場合は中古品として売却してもよいでしょう。いらないものの状態や種類に応じた方法で処分することがポイントです。

3-4.【STEP4】「いるもの」を適切な場所に置く

仕事ができる人の整理整頓の4つ目のステップは、「いるもの」を適切な場所に置くことです。仕事に必要な資料や道具を、取り出しやすい場所に配置しましょう。

使用頻度の高い備品は手元に近い場所に置くと、仕事の生産性が高まります。また、名刺や書類はファイルボックスなどの事務用品を使って作成日時や取引先の名前の順に並べると、探す手間が省けて効率的です。

職場のメンバーと共有して使用するものについては、全員が見つけやすく取り出しやすい保管場所を決めましょう。

4.仕事の整理整頓のコツは習慣化すること

仕事の整理整頓のコツは習慣化すること

仕事の整理整頓を成功させるコツは、片付けを習慣化することです。仕事ができる人は整理整頓のための行動を習慣的に実行しています。習慣化すべき主な行動は以下の2つです。

  • ・使ったものは元の場所に戻す
  • ・定期的に整理整頓する日を設ける

会社で使用するものは、使い終わった時点で必ず定位置に戻すようにしましょう。使用したまま放置されたものは、作業スペースが散らかる原因となります。また、ものが無くなって探す手間が発生するなどのリスクがあるため、使用後に定位置に戻す習慣は重要です。

また、オフィス環境の整理整頓は定期的に行う必要があります。毎週の決まった曜日や、1日の終わりなどに整理整頓のための時間を設けましょう。忘れずに取り組めるタイミングを決め、定期的に実行することで整理整頓を習慣化できます。

まとめ

仕事における整理整頓のメリットや、整理整頓の基本となる5Sの内容、仕事ができる人の整理整頓のやり方について解説しました。職場の整理整頓を習慣化することで、仕事の生産性や作業効率が高まります。

すべてのものを取り出し、区別し、不要なものを処分する4つのステップに分けることで、整理整頓は誰でもできます。効率よく仕事をして成果を上げたい方は、職場での5Sに取り組んでみてはいかがでしょうか。

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