書類整理を簡単・綺麗に行うコツ|仕事を効率化する整理術を解説
デスク周りが整理整頓できていないと、仕事効率は悪くなります。特に、紙類は溜まりやすく、把握・管理が大変です。業務の効率化を図るためにも、デスク周りや書類の管理はしっかりと行う必要があります。
今回は、効率的な書類整理に必要な事前準備と、綺麗に書類を管理する方法を紹介します。また、書類管理に役立つアイテムにも触れているため、仕事の効率アップを目指したい人は、ぜひ参考にしてください。
1.仕事の効率化には適切な書類整理が必須
仕事を効率的に行うためには、書類を適切に整理することが重要です。必要な書類をすぐに見つけられる人は、仕事もスピーディーにこなせる傾向があります。
一方、必要な書類をすぐに見つけられない人は、本来仕事に使える時間を「探しもの」に費やすこととなります。
個人のデスクで書類の整理を適切に行うメリットは、以下の通りです。
- 提出期限を厳守できる
- 回覧必須の書類が滞らない
- 進行中の業務管理がスムーズとなる
適切な書類の整理によって、業務の円滑化・業務の効率化を実現できます。
2.効率的な書類整理は仕事を基準に資料を分類することから始まる
効率的に書類を整理するためには、まず業務分類表を作成し、社内業務の分類を行うことがポイントです。社内の組織や部署が担っている機能を洗い出すことで、具体的な業務内容を把握できます。
全体の業務内容を把握できた後は、デスクにある書類を以下に挙げる4種類に分類しましょう。
2-1.全体で循環する書類
全体で循環する書類は、自分が情報に目を通した後、スムーズに次の人へ回すことが大切です。
以下の書類は、全体で循環する書類に当てはまります。
- 回覧資料
- 個々に入力が必要な書類
- 指示が求められる書類
全体で循環する書類には、期限が設けられている場合がほとんどです。全体で循環する書類は、書類の中でも重要度や優先順位が高いため、自分のところで書類がストップすることは避けなければなりません。
書類の期限は、あくまで全体の閲覧が完了するまでの間です。社内・部署全体の循環を念頭に、書類の見落としや対応忘れに注意しましょう。
2-2.一時的に保管する書類
一時的に保管する書類は、目的や必要性がなくなった時点で、最新版に差し替えたり破棄したりすることができます。
以下は、一時的に保管する書類の具体例です。
- 現時点でのプロジェクト関連資料
- 作成途中に試し刷りした書類
- 個人業務で使用するメモ
現時点で必要となる頻度が高い書類は、すぐに目を通せるように整理しておきましょう。
プロジェクトの進捗などによって内容が更新される書類は、古い書類が残っていると仕事のミスにつながります。ミスを防ぎ、仕事の効率を上げるために、新しい書類と古い書類が混在する状態は避けましょう。
一時的に保管が必要な書類は、保管する期限を自分で判断する必要があります。書類が溜まると分別に時間がかかるため、不要と判断した時点で処分することが大切です。
2-3.処分する書類
処分する書類は、一時保管の必要がなく、作業や提出の期限が定められていないものです。目を通したり電子データ化したりすることで、すぐに処分できるものが当てはまります。
以下は、処分する書類の具体例です。
- 会議のレジュメ
- 通達が記された書類
- チラシや商品カタログ
- 取扱説明書
処分する書類に当てはまっていても、「いつか必要となるかもしれない」と捨てられずにいる人は少なくありません。しかし、会議のレジュメや通達書類は、ほかの場所で保管されている場合がほとんどです。
また、商品カタログなども、インターネットで簡単に入手できます。書類を捨てるべきか迷ったときは、「再入手できるかどうか」を判断基準にするとよいでしょう。
すでに役割を終えている書類をそのままにすると、デスク周りが乱雑となります。処分またはペーパーレス化などによって、不必要な書類をデスクに放置しないよう心がけましょう。
2-4.全体で共有化する書類
書類の中には、全体で共有することで業務効率をアップできるものがあります。期限は決まっていないことが多く、全体の業務に関係する内容を含むことが特徴です。
以下の書類は、全体で共有化する書類といえます。
- プロジェクトに関係する資料
- 業界情報誌や新聞記事の切り抜き
全体で共有するべき書類は、個々に保管するよりも、1カ所で保管した方が効率的です。必要に応じて書類を確認できるため、管理するべき書類が減って、仕事の効率化につながります。
前述した「処分する書類」に当てはまる商品カタログや取扱説明書などは、必要に応じて共有化することも1つの方法です。処分する前に、いずれ業務に役立つ可能性があるかどうか考えてみましょう。
3.綺麗に書類整理する3つのコツ
書類を綺麗に整理するためには、使用頻度や使う人の動きに注目することがポイントです。よく使う書類はデスク周りで管理し、使う頻度が少ない書類や全体で共有するべき書類は整理棚や書庫などを活用して管理しましょう。
ここでは、使いやすさと探しやすさを高められる書類の整理術を紹介します。綺麗に書類整理を行うコツは、以下の3つです。
●元の場所に戻す仕組みをつくる
共有する必要がある書類は、使った人が元に戻しやすい仕組みを整えましょう。
「通し番号をつける」「持ち出す人の名札を置く」などの方法がおすすめです。書類の所在が明確となり、元の場所へ確実に戻す習慣がつけられます。
●書類名を分かりやすくする
書類は、電子データ管理で行える並び替えや検索ができません。そのため、分かりやすい書類名を意識して、カテゴリごとに分類保管することが大切です。
ファイルの背表紙に「作成年月・プロジェクト名・書類内容」を記すなど、一目で書類を探せるようにしましょう。
●保管場所の表示方法を工夫する
せっかく整理棚や書庫に書類を保管しても、収納場所が分からないと書類探しに時間がかかります。
「議事録」「カタログ」などの書類カテゴリを記したシールを、書類の保管場所に貼ることで、迷うことなく保管場所に向かうことが可能です。収納している書類の情報を保管場所に記すことで、書類探しにかかる時間のロスが大幅に減ります。
4.簡単に書類整理を行うためのアイテム
書類を簡単に整理するためには、便利なアイテムを上手に活用することがおすすめです。以下に挙げるアイテムの特徴をチェックして、使いやすいものを取り入れましょう。
| 特徴 | |
|---|---|
| クリアファイル |
|
| クリアホルダー |
|
| ファイル |
|
| ファイルケース |
|
| ファイルボックス |
|
「全体で循環する書類」や「一時的に保管する書類」は、クリアファイルやクリアホルダーを使うと、一目で内容が分かるため管理しやすくなります。一方、「全体で共有化する書類」は、収納力の高いファイルやファイルケースを活用した保管方法がおすすめです。
また、書類整理を効率化できるオフィス家具の導入も検討しましょう。法人向けオフィス家具の販売を行う「オフィスコム」では、高い収納力を持つワゴンや脇机、書類整理棚や書庫などを取り扱っています。書類整理を簡単かつ綺麗に行いたい人におすすめです。
まとめ
仕事の効率を上げるためには、適切な書類整理がポイントとなります。書類の種類は、「全体で循環する書類」「一時的に保管する書類」「処分する書類」「全体で共有化する書類」の4種類です。書類の特徴や使用頻度を考えて、ふさわしい書類の整理方法を実践しましょう。
「オフィスコム」では、書類整理の効率を高められる収納アイテムを見つけられます。業務の効率化を図りたい人は、書類整理に役立つアイテムや書類整理をサポートするオフィス家具を導入してみましょう。
オフィスコムでオフィス家具を見る
