フリーアドレスデスク向け収納のコツ4つ&おすすめのグッズ3選

1.フリーアドレスデスクとは?実施する際の注意点を解説

フリーアドレスデスクとは、社員に固有のオフィスデスクを割り当てず、その日の状況や気分に合わせて自由に場所を選び仕事を行うシステムのことです。ノートパソコンやスマホの普及により仕事に必要な道具や場所が最小限で済み、気軽な移動が可能となった影響からさまざまな業種で導入され始めました。

フリーアドレスデスクには、オフィスの省スペース化や社内のコミュニケーションを活発化させるメリットがあります。反面、収納場所が減る影響で生じるデメリットも無視できません。

ここでは、フリーアドレスデスクの導入により生じやすい問題点を2つ解説します。

1-1.オフィスデスクの周辺が散らかりやすくなる

フリーアドレスを導入すると、オフィスデスク周りに書類や文房具類、個人の荷物などが散らかりやすい傾向にあります。

固有のデスクを持たないフリーアドレスでは、仕事に必要な道具や私物は各自で管理する仕組みです。座席の移動に伴い書類や筆記用具なども常に持ち歩かなければならず、「一旦デスクの引き出しにしまっておく」手段が使えません。

そのため、「収納スペースが足りない」「仕事に必要な道具が多い」としまい切れない荷物がオフィスデスクの上に散乱したり足元に置いたりするケースが多くなります。

言い換えれば、十分な収納スペースを確保してからフリーアドレスデスクを導入しなければ、オフィスの美観が損なわれかねません。

1-2.紛失・盗難のリスクが高まる

フリーアドレスデスクを実施する際は、社員一人ひとりのセキュリティ管理意識を徹底しなければ紛失や盗難のリスクが高まります。

収納スペースが足りないと持ち歩く道具や私物が増え、一つひとつに対する注意力が散漫となりがちです。また、持ち物の定位置や隣席の相手が決まっていないと、「普段と違う」動作に対する違和感を抱きにくくなります。

「離席する時間が短いから」とつい書類を置きっ放しにしたり、パソコンを開きっぱなしにしたりすることで、持ち物や情報を紛失する・盗まれるリスクが考えられます。

2.フリーアドレスデスクにおける収納のコツ4つ

フリーアドレスデスクには問題が生じるケースがあるものの、仕事の効率やパフォーマンスを高める効果も期待できます。「デスク周辺が散らかりやすくなる」「紛失・盗難のリスクが高まる」といった問題は、社内の収納面を整える方法で解決が可能です。

ここでは、フリーアドレスデスクの収納面における解決策を4つ紹介します。

2-1.持ち物に関するルールを設ける

各自の持ち物に関するルールを設ければ、収納し切れない荷物が溢れる事態を防げます。フリーアドレスで使用するオフィスデスクのほとんどは、引き出しやキャビネットが備え付けられていないテーブルタイプです。そのため、従来と同じ感覚でいると、持ち込んだ荷物の置き場に困る事態を引き起こします。

フリーアドレスデスクを導入する際は、各自が使用できる収納スペースを明確に伝えたうえで、下記のようなルールを設けましょう。

2-2.書類をデータ化する

フリーアドレスデスクの導入前に可能な限り書類や資料をデータ化する取り組みを行えば、必要な収納スペースを最小限に抑えられます。

フリーアドレスでは、仕事に必要な書類も個人がロッカーなどで保管する形式が一般的です。小型サイズのロッカーでは、個人で収納できる書類の量はファイルボックスに換算して4個ほど。一般的なオフィスデスクのサイドワゴンにはファイルボックス8個程度収納できる機能性を踏まえると、十分な収納スペースとはいえません。

フリーアドレスの実施を機会に、書類の整理を行いましょう。「個人で持つ書類」「共有する書類」「原本で保管する書類」「破棄する書類」に分け、保管ルールを徹底する取り組みがポイントです。

2-3.個人ロッカー・共用ロッカーを設置する

フリーアドレスデスクで問題となる収納スペースの確保には、個人ロッカーと共用ロッカーの設置で対応します。

個人ロッカーのスペースは限られるため、出社時に業務で必要な道具を取り出し退社時にすべてしまう習慣を付ければ、持ち物の量を削減することが可能です。社内で共有できる書類や事務用品などは、共用ロッカーでまとめて管理するとオフィスの整頓にも繋がります。

個人ロッカーは出退社の際に出し入れしやすいオフィスの出入り口付近、共用ロッカーは社員全員の使い勝手がよいオフィス中央付近への設置がおすすめです。

2-4.持ち運びグッズを活用する

持ち運びグッズを活用すれば、荷物を移動させる労力を減らせます。フリーアドレスデスクでは、移動する際は常時すべての荷物を持ち運ばなければなりません。仕事の種類によっては、大量の道具とともに移動したり、何度もロッカーで荷物を入れ替えたりする手間が生じます。

カバンやワゴンを活用すれば、1日に必要な仕事道具をまとめて収納し、そのまま移動することが可能です。ファイルボックスなども併用すれば、移動中に書類をバラまいてしまう心配も減り、ロッカー内の整理整頓もしやすくなります。

3.フリーアドレスデスクの収納におすすめのグッズ3選

フリーアドレスデスクの収納にグッズを活用すれば、コスト面を抑えつつ収納面で生じやすい問題を改善できます。

最後に、フリーアドレスデスクの収納におすすめのグッズを3つ紹介します。コストはもちろん、使用にも手間がかからないため、上手に活用しておしゃれでスッキリとしたオフィスを目指しましょう。

3-1.ファイルボックス

ファイルボックスは、書類やファイルを「立てた状態」で「種類ごとに分けて」保管できる便利なグッズです。フリーアドレスデスクでは、仕事に使う書類の管理も個人で行わなければなりません。書類を横積みでロッカーに保存すると、必要な書類を探す際に時間がかかったり不注意で破いてしまったりする可能性があります。

ファイルボックスを使えば、仕事の種類や進行度ごとに書類を仕分けして収納が可能です。ファイルボックスを縦置きすれば、書類を探しやすくなるうえ、デスクで使うときもスペースを広く確保できます。持ち運びの便利さも考えるなら、取っ手付きを選ぶとよいでしょう。

3-2.クリヤーホルダー

一度に持ち運ぶ書類が20枚以下の場合は、クリヤーホルダーが便利です。数枚とはいえ、仕事に使う書類が折れ曲がるのは防がなければなりません。また、クリヤーホルダーに収納すると、「移動中に1枚だけ落としてしまった」といった事態を避けやすくなります。

書類のセキュリティ面が気になる場合は、中身が見えないよう表面に特殊な加工が施されたタイプのクリヤーホルダーを活用するのもおすすめです。書類の整理には透明なクリヤーホルダー、持ち運び時にはセキュリティ加工がされたクリヤーホルダーを使い分けましょう。

3-3.ラックワゴン

「仕事に使う道具が多い」「カバンなどを手元に置く必要がある」場合などは、ラックワゴンがあるとオフィスデスクの周辺をスッキリとまとめられます。

書類はファイルボックスごと可動式のラックワゴンに置けば、移動する際も軽い力で運べます。ラックワゴンにカバンを置けば、椅子を余分に占領したり、床置きしたカバンに人がつまずいたりする心配もありません。退社時にさっと拭くだけでよく、お手入れが簡単なのもメリットです。

まとめ

フリーアドレスデスクは、固有のオフィスデスクをなくすことで、スペースの節約やコミュニケーションが活発化する仕組みです。その反面、収納が足りなくなる問題も生じます。収納不足によって生じる問題は、持ち物に関するルールを設ける・書類をペーパーレス化すればある程度の改善が可能です。

また、個人・共用ロッカーを設置して十分な収納スペースを確保し、荷物持ち運び用の便利グッズを活用するのも有効です。フリーアドレスの収納問題を解決するアイテムをお探しの場合は、ぜひ「オフィスコム」をご利用ください。