フリーアドレスオフィスで収納するコツ|便利グッズもご紹介

1.フリーアドレスオフィスとは

「フリーアドレスオフィス」とは、自席を設けないオフィスを指します。フリーアドレスオフィスには誰でも使える共用のデスクが並んでおり、毎日の気分やその日の業務によって違う席で仕事ができる点が特徴です。

IT技術の発展に伴い、既存の有線の固定電話やデスクトップPCを、携帯電話とノートパソコンで代替できるようになりました。その結果、現在ではフリーアドレスオフィスは「新しいオフィスのカタチ」として注目されています。会社としては以前より省スペースでオフィスを運営したり、余ったスペースを違う用途で活用したりできるため、効率的なのもフリーアドレスオフィスのメリットです。

しかし、フリーアドレスオフィスを実際に利用する社員のなかには、ちょっとした手間で頭を悩ませるケースも。既存のオフィスでは自席に個人用のデスクトップPCやキャビネットがあり、そのまま仕事を開始できました。しかし、フリーアドレスオフィスでは、業務を始める前に一度個人のキャビネットで必要な書類やパソコンなどを席まで運ぶ必要があります。

また、フリーアドレスオフィスを導入した結果既存より個人の収納スペースが狭くなり、私物等の収納先の課題が発生するケースも多く見られます。どのような課題が発生するか、次項目でより詳しく見ていきましょう。

2.フリーアドレスオフィスで発生する収納の課題

2-1.個人ロッカーの収納不足

既存のオフィスではオフィスデスク下のキャビネットを含め、デスク上にも収納を設置できるため、各個人が比較的広い収納スペースを持っていました。しかし、フリーアドレスオフィスでは、終業後にオフィスデスクの上にモノを残しておくのは厳禁です。その分置いておくスペースが少なくなってしまうため、個人の収納スペースが減ってしまいます。

フリーアドレスオフィスでは、オフィスの一角に個人キャビネットスペースを設けて、私物を収納する方法が主流です。しかしその場合でも、個人の収納スペースは既存のオフィスより狭くなるケースが多いほか、引き出し式からロッカー式になるため、文房具など細かい物をすっきりと収納しにくい課題も発生します。

2-2.共同で管理する備品や書類の散乱

自席を片付けて個人キャビネットスペースへ物を移行するなかで、今まではなんとなく個人で管理していた書類や備品を、共同管理に切り替えるケースが増えます。既存の共同管理書類・備品もあるので、フリーアドレスオフィスに移行するタイミングでそれらを全部収納するとなるとかなりのスペースが必要です。

また、明確なルールがない状態で判断が難しい書類・備品を「とにかく共同管理スペース行き」にしてしまうと、どこに何が収納されているかわからなくなり、結果的に業務の効率にまで悪影響を及ぼす可能性も。フリーアドレスオフィスを導入する前に、あらかじめ書類等の収納ルールについて社員へ相談・周知する必要があります。

2-3.紛失・盗難などのセキュリティの懸念

今までは自席を離れるとき、貴重品や機密書類などをオフィスデスクの引き出しなどに入れて鍵をかけて管理できました。しかしフリーアドレスオフィスになると、業務エリアに鍵をかけられる収納スペースが確保しづらくなります。そのまま席を立った場合、会社の貴重なデータや個人の貴重品が紛失・盗難されてしまう可能性も。

また、フリーアドレスオフィスの場合、物の置き場所や隣に座る人が毎日変わります。物がなくなってもすぐ気づきにくいうえ、誰に責任があるかすぐ把握するのも難しくなる点がデメリットです。

3.フリーアドレスを成功させる収納のコツと便利グッズ

既存のオフィスからフリーアドレスオフィスへの移行は簡単ではなく、収納に関する課題も多く発生します。しかし、少し工夫をすれば収納不足の課題を解決し、より快適なワークスペースの実現も可能です。

ここでは、フリーアドレスオフィスへ移行するにあたって収納スペースを効率化する方法や、IT技術を駆使して書類を減らす方法などを解説します。また、収納課題解決に役立つ便利グッズもあわせて紹介するため、ぜひチェックしてみてください。

3-1.運用ルールを明確にする

フリーアドレスオフィスに移行するときは、はじめに収納におけるルールを明確に決めておく対策が大事です。ルールを決めないまま私物を共同スペースに移動させると、従業員が混乱するのはもちろん、限りあるスペースにすべての物が収まらない可能性も生じます。

まずは個人ロッカーの大きさや主に収納する物のリスト、共同管理する物のリストなどを作成しましょう。そして、個人が持ち込んでオフィスデスクに置いていた飾りなど、不要物は持ち帰るように周知するのもポイントです。

フリーアドレスへの移行後は次のようなルールを定めておくと、より快適なオフィス環境を実現できます。

1.通路や足元に物を置かない
2.終業後は使ったオフィスデスクの上に何も残らないように片付ける
3.席を外す時は必ずパソコンをロック状態にする
4.こまめに整理整頓し、不要な書類などがたまらないようにする

3-2.書類の電子化を推進する

多くの会社が、共同管理する書類の保管で頭を悩ませています。一定期間保管するように法律・社内規定で定められている書類以外にも、いつ作成されたかも定かでない書類がたくさん残っているケースも散見されます。

そこで、実物を保管する必要がない書類はできるだけスキャンし、電子化するのもポイントです。ペーパーレス化とともに、部署の共有サーバーのフォルダーも見やすく整理すると、業務効率の改善効果も期待できます。

3-3.鍵付きの個人ロッカーを設置する

セキュリティの面でも、鍵が付いた個人ロッカーを設置する必要があります。個人の貴重品や会社の機密書類も人の目に触れず保管できるため、フリーアドレスで少し席を外す時も安心です。これから紹介するおすすめ便利グッズをぜひ参考にしてください。

メールボックスとしても活用可能な鍵付きロッカー

サイズ	・外寸 / 幅880×奥行380×高さ1860mm ・有効内寸(投函部) / 幅382.5×奥行340×高さ74.4mm ・有効内寸(ロッカー部) / 幅382.5×奥行340×高さ324mm
素材	・本体、扉 / スチール ・ホワイト色(粉体塗装)

シンプルなデザインでホワイトカラーの個人用ロッカーです。スリムでシンプルなので場所を選びません。鍵を紛失する心配がないダイヤル錠タイプで、個人のプライバシーも保護できます。各ロッカーには投函口が付いており、メールボックスとしても活用できます。ロッカーの中は中間棚で区切られているため、小物の収納にも便利です。同シリーズの書庫と組み合わせもできるため、使用者やスペースに合わせて自由自在に変身できます。 表面には粉体塗装が施され、さびや傷にも強い商品に仕上がっています。

商品詳細を見る

収納力とデザイン性を兼ね備えた木製ロッカー

サイズ	・外寸 / 幅800×奥行395×高さ1106mm
素材	・本体、扉 / 強化紙化粧板、パーティクルボード ・アジャスター / ABS樹脂

木製の個人用ロッカーです。ナチュラル・ブラック・ホワイトの3色展開で、モダンかつ温かみのある雰囲気が特徴です。木目調中心のオフィスに配置すると、よりおしゃれさを発揮できます。中は可動式の棚板で仕切られており、私物と書類を分けて収納可能です。棚板を外すと、A4サイズの書類やファイルもぴったり入ります。最大6段まで積み上げられる収納力はもちろん、同シリーズの書庫や棚とも組み合わせできるため、汎用性にも優れています。

商品詳細を見る

鍵付きの衣類・小物用の個人ロッカー

サイズ	・外寸/幅900×奥行515×高さ1790mm ・内部有効寸法/幅247×奥行479×高さ820mm
素材	・本体、扉/スチール製(エコ塗装) ・取手/ABS樹脂

どのオフィスにもマッチするシンプルなホワイトカラーの個人ロッカーです。内部はハンガーパイプと網棚で区切られており、コートのような衣類と靴などの保管に最適です。鎌錠がしっかりかかるので、簡単にはこじ開けられず貴重品の保管にも向いています。フリーアドレスオフィスでセキュリティを重視したい方にもおすすめです。同シリーズは、6人用以外にも多様なサイズのロッカーが揃っています。

商品詳細を見る

3-4.共有備品の収納スペースを設置する

フリーアドレスオフィスを導入するときは、私物を収納できる個人ロッカースペースとは別に、共有書類・備品を収納できるスペースも設ける必要があります。書類以外にもさまざまな形状の備品があるため、事前に備品の形状や量を把握し、それに合った収納グッズを購入するのもポイントです。

共有備品をすっきりと収納するには、できるだけシンプルなデザインで、収納部のスペース分けに自由度が効く商品をおすすめします。今回紹介する便利グッズもシンプルで汎用性に優れたオフィス家具のため、ぜひ参考にしてください。

総耐荷重100Kgで丈夫なブックラックワゴン

サイズ	外寸/幅590×奥行350×高さ1130mm
素材	・本体/スチール(粉体塗装) ・キャスター/ポリプロピレン、スチール

シンプルでスリムなデザインのブックラックワゴンです。スリムな見た目とは裏腹に、総耐荷重が100kgで、共同スペースでの使用に向いています。ストッパー付きのキャスターまで付いており、移動を楽に行えるのも特長です。天板付きで下から出した資料をその場で確認できるのはもちろん、棚板がV字型になっており、書類の出し入れもしやすい便利なワゴンです。

商品詳細を見る

まとめ

フリーアドレスオフィスとは、自席を設けないオフィスを指します。会社側からすると省スペース、費用削減などの利点を持っていますが、その一方でフリーアドレスオフィスには収納スペースにトラブルを抱えるケースも少なくありません。しかし、工夫や収納のできる便利グッズの活用で、快適なデスクワークを行いやすくなっています。

フリーアドレスオフィスへの移行を検討している方は、ぜひ今回紹介したフリーアドレスの特徴や課題、解決策とあわせ、便利グッズも一度チェックしてみてください。実物の使用感などが気になる方は、多種多様なオフィス家具を取り揃えているオフィスコムが提供するショールームのご利用もご検討ください。