オフィス改善のアイデア5選|従業員満足度を上げるポイントとは?

1.業務効率化には労働環境・オフィスの改善が必要

オフィスは従業員が勤務時間の大半を過ごす空間のため、従業員のモチベーションや集中力に大きな影響を与えます。作業効率や生産性を向上したいなら、労働環境を見直し、改善することは必要不可欠と言えるでしょう。

たとえば、柔軟な発想力や企画力が求められる企業では、アイデアを出しやすい労働環境づくりが大切です。個々の従業員が集中して担当業務に取り組めるようなワークスペースを確保することも望ましいでしょう。

また、適度な広さや内装だけでなく、効率的な導線設計も重要です。導線設計が正しく行われているオフィスなら、物理的な移動距離が短縮できるだけでなく、ストレス要因も減るため生産性が高まります。

2.従業員満足度の向上に繋がるオフィス改善のアイデア5選

オフィス改善は、デスクレイアウトの変更やパーテーションの設置など、簡単な作業によって実現できます。間取り変更工事やオフィスの移転などの大がかりな作業は必ずしも必要ありません。

ここでは、従業員満足度が向上し、業務効率化に繋がるオフィス改善のアイデアを5つ紹介します。

2-1.デスクレイアウトの変更

デスクレイアウトをオフィスに合わせて変更することで、導線や業務効率の改善が可能です。デスクレイアウトには様々な種類があり、代表例としては「対向型」「同向型」「背面型」が挙げられます。デスクレイアウトの種類ごとの配置・適したオフィスは、下記のとおりです。

上記以外に、最近注目されている配置として、日ごとに自由な場所が使える「フリーアドレス型」が挙げられます。フリーアドレス型では従業員の席が毎日変わり、社内の情報交換やアイデアの創出が促進されるため、社内をいつも新鮮な雰囲気にしたいオフィスに有用です。

2-2.休憩スペースの確保

オフィス環境を改善する際は、仕事をするためのスペースだけでなく、休憩スペースを確保することも重要です。特に、デスクワークが中心の企業では、従業員が適度な休憩を取ることで、業務効率が高まります。

休憩スペースを作る際は、リラックスできるような雰囲気の内装にしたり、座り心地のよい椅子やソファを設置したりすることがポイントです。仕事をするためのスペースとメリハリをつけることで、リラックスしやすい休憩スペースが確保できます。

また、休憩スペースにお菓子や飲み物を用意すると、よりリフレッシュしやすい環境づくりが可能です。

2-3.オフィス照明の改善

オフィス環境の改善には、スペースごとに適切な明るさや色の照明を選ぶことも大切です。

一般的に、照明が暗い部屋では手元が見えにくく、疲労やストレスが溜まりやすい傾向です。照明の数を増やしたり、より明るい照明に切り替えたりして、事務作業がしやすい明るさを確保しましょう。一方、休憩スペースなどリラックスを促す環境では、落ち着いた色味の照明が好まれます。

照明の主な色は昼光色、昼白色、電球色の3種類です。それぞれの特徴と、どのようなスペースで活用できるかを下記にまとめました。

2-4.パーテーション設置によるスペース確保

パーテーションを設置してオフィス内の空間を区切ると、低コストで新たなスペースが確保できます。パーテーションによって作ったスペースは、休憩スペースやミーティングスペース、オンライン商談スペースなどとして活用できます。

パーテーションには幅や高さなどによって複数の種類があり、ホワイトボードとして活用できる商品もあります。ホワイトボード機能付きのパーテーションは、ミーティングの効率化に有用です。

2-5.収納に役立つ什器の設置

収納に役立つ什器の設置によって、オフィスの整理整頓が促され、業務効率化を図ることが可能です。

たとえば、仕事で使う書類や資料がデスク上に散らかっていると、作業スペースが狭くなってしまうため非効率的です。無造作に平積みされた状態から必要な書類や資料を探す場合、余計な時間がかかってしまいます。

書類をファイルにまとめ、棚やボックスに立てて並べることで、すばやく効率的に書類を探せるようになります。また、従業員ごとに専用の什器を用意し、デスクの近くに設置すると、書類や資料を取り出す際に立ち歩く時間も削減できます。

管理する書類の量が増え、什器の容量が足りなくなっている場合は、什器の追加や不要な書類の整理などを行いましょう。

3.オフィス環境を改善する際の3つのポイント

業務効率化のために、オフィス環境の改善を行うことはとても重要です。しかし、やみくもにレイアウトを変更したり、什器を買い足したりするだけでは、望むような成果が出ないこともあります。

ここでは、オフィス環境を改善する際に押さえておくべき3つのポイントを紹介します。

3-1.コミュニケーションの取りやすさを重視する

デスクレイアウトの変更やミーティングスペースの設置を行う際は、従業員同士のコミュニケーションが活発に行われるよう工夫しましょう。

情報共有を頻繁に行うメンバーは対向型のデスクで仕事をすると、簡単なコミュニケーションを口頭で済ますことができ、効率性が高まります。また、ワークスペースから利用しやすい位置にミーティングスペースを設けることも、コミュニケーションの活性化に有用です。

ただし、集中して作業しているときは、口頭でのコミュニケーションが取りにくくなる場合もあります。作業を中断せずにコミュニケーションを行いたい場合は、手軽にやり取りできるチャットツールの導入もおすすめです。

3-2.従業員の意見を参考にする

オフィス環境を改善する際は、現場で実際に働いている従業員の意見が参考となります。オフィス環境に関する現状の不満を従業員から直接聞いたり、アンケートをとったりして具体的な改善点を明らかにしましょう。

従業員の要望に合わせてオフィス環境を改善することで、従業員の満足度が高まります。導線やレイアウトの変更、設備の拡充など、従業員の意見を参考にしながら課題を解決することがポイントです。

また、実際にオフィス環境の変更を行ったあと、業務のしやすさが改善されたかチェックしましょう。もし、変更前より生産性が下がってしまった場合には見直しが必要です。現場の状況や従業員の意見を参考にしながらオフィス改善に取り組むことで、よりよい環境が作れます。

3-3.他社のオフィスを参考にする

オフィス環境の問題点が見つかったものの、具体的な解決策が思い浮かばない場合は、他社のオフィスを参考にすることも有用です。オフィス環境の改善に注力している会社では、見学イベントを開催している場合があります。

従業員の人数や業種が近い他社のオフィスを見学することで、自社に導入できる要素を見つけることが可能です。経営者や総務担当者だけでなく、従業員にも見学に参加してもらい、自社でオフィス改善を成功させるための参考としましょう。

まとめ

オフィス環境の改善は、業務効率化にあたり必要不可欠な項目です。

業務内容によってデスクレイアウトや照明を変更したり、休憩スペースを設置したりと、従業員が働きやすい環境を整えることが生産性向上につながります。また、業務効率化のために什器を導入するほか、スペースの有効活用のためパーテーションを設置してもよいでしょう。

オフィス環境を変える際は、従業員の満足度という観点も忘れず、社内の意見や他社のオフィスを参考にすることがポイントとなります。